El cuello de botella no es la agenda, es WhatsApp
En una clínica pequeña o un consultorio, la mayor parte de lo que llega por WhatsApp no son citas: es la misma duda repetida. ¿Atienden mi seguro? ¿Cuánto cuesta la consulta? ¿Abren el sábado? ¿Dónde quedan? ¿Tengo que estar en ayunas? Son preguntas de respuesta fija, que ya están escritas en algún lado — y que aun así ocupan a la recepcionista, que tiene un paciente enfrente.
El costo aparece de dos maneras. El paciente que escribe a las 20h y recibe respuesta a las 10h del día siguiente muchas veces ya reservó en otro lado. Y el paciente que está en recepción espera mientras alguien escribe "sí, atendemos ese plan".
Un agente de inteligencia artificial en WhatsApp resuelve la parte repetida — y, con la agenda activada, también agenda la cita. Conviene aclarar desde el principio dónde vive esa agenda.
Lo que el agente responde solo
El agente responde a partir de las instrucciones que escribes y de los documentos que subes a la base de conocimiento. En una clínica, lo que suele dar respuesta inmediata:
- Seguros aceptados y qué es particular, incluidos los planes suspendidos en el momento.
- Precios de consulta y de procedimientos, y formas de pago.
- Horarios, días de cada especialista y qué pasa en días feriados.
- Dirección, referencias y estacionamiento — y el enlace del mapa.
- Preparación para estudios: ayuno, suspensión de medicación, con cuánto tiempo llegar, qué llevar.
- Documentos necesarios: credencial, orden médica, identificación con foto.
- Primera consulta: cuánto dura, si hace falta derivación, política de retraso y de inasistencia.
Fuera del horario comercial, esa es la diferencia entre que el paciente tenga la información al instante y que busque otra clínica. El agente responde a las 22h de un domingo igual que un martes por la mañana.
Agendar por WhatsApp
Activa el plugin Agenda en la pestaña Plugins del agente — está disponible en todos los planes, incluido el Free. Registra a los profesionales, cada uno con su horario por día de la semana, duración de la consulta y fechas bloqueadas, y define la antelación mínima y hasta cuántos días adelante se puede agendar.
A partir de ahí el agente muestra los horarios libres, pregunta con quién quiere atenderse el paciente cuando hay más de un profesional, y agenda, reprograma o cancela en la misma conversación — siempre solo las citas de quien está escribiendo. Dos pacientes no pueden tomar el mismo horario con el mismo profesional.
La agenda vive dentro de Maya Chats. No se sincroniza con Google Calendar ni con un sistema de gestión, así que si recepción también agenda por teléfono en otro lugar, esos horarios no aparecen para el agente.
Lo que no hace — y por qué es a propósito
No se sincroniza con tu agenda. Las citas quedan en la agenda del propio Maya Chats, no en Google Calendar ni en tu sistema de gestión. Conectar un sistema propio solo es posible con la integración por API del plan Business, y solo si tiene una API documentada en OpenAPI.
No da orientación clínica. No interpreta síntomas, estudios ni recetas. No es una limitación técnica a sortear: es como debe configurarse.
No manda mensajes a quien nunca te escribió. Solo responde a contactos que escribieron en las últimas 24 horas. La única excepción es el recordatorio de una cita que el propio paciente agendó. No hay campañas ni envíos masivos.
Esa última parte molesta a quien buscaba una herramienta de envíos, pero protege a la clínica: mandar mensajes masivos desde un número común es la forma más rápida de que WhatsApp bloquee la línea de recepción — la que está impresa en la tarjeta y publicada en Google.
Cómo escribir las instrucciones del agente
Las instrucciones son el texto que define el comportamiento. Para un consultorio, un punto de partida que funciona:
Atiendes el WhatsApp de [nombre de la clínica]. Responde en español, con frases cortas y amables. Informa horarios, seguros, precios, dirección y preparación para estudios a partir de los documentos de la base. Nunca interpretes síntomas, estudios ni recetas — ante cualquier pregunta clínica, responde que solo el profesional puede orientar y avisa que el equipo retomará la conversación. Cuando el paciente quiera agendar, cancelar o reprogramar, ofrece los horarios libres y agenda solo después de que elija uno; si antes hace falta autorización del seguro, dile que recepción lo confirma. Nunca pidas fotos de documentos, credenciales ni resultados de estudios por aquí.
Después, sube a la base de conocimiento lo que recepción ya responde de memoria: la tabla de seguros, la de precios, la lista de preparaciones, el texto de políticas de inasistencia y retraso. PDF, DOCX o texto pegado directo. El agente pasa a responder con esos archivos en vez de inventar.
Antes de conectar el número real, usa la pestaña Probar el bot: conversa con el agente como si fueras un paciente, haz las diez preguntas que más llegan y ajusta lo que salga torcido. En esa prueba no se envía nada por WhatsApp.
Datos de salud y sentido común
Los datos de salud son datos personales sensibles según las leyes de privacidad, y eso no cambia porque la conversación ocurra en WhatsApp. La clínica sigue siendo la responsable de los datos de sus pacientes; Maya Chats trata las conversaciones en su nombre. Qué guarda la plataforma, por cuánto tiempo y quiénes son los subprocesadores está en la política de privacidad (en portugués).
La parte que depende de ti es más simple de lo que parece y vale para cualquier herramienta: el WhatsApp de recepción no es lugar para informes, resultados de estudios ni fotos de documentos. Instruye al agente a no pedir esos elementos y a derivar al canal adecuado. Cuanto menos dato sensible entra en la conversación, menor el problema — y la mayor parte de lo que preguntan los pacientes no es sensible de todos modos.
Cómo ponerlo en marcha
- Crea la cuenta gratis en el panel, desde el navegador. No instala nada y no pide tarjeta.
- Conecta el número de la clínica escaneando el código QR, como en WhatsApp Web. El celular de recepción sigue funcionando.
- Escribe las instrucciones y sube los documentos de la clínica a la base de conocimiento.
- Si quieres que el agente agende, activa la Agenda en la pestaña Plugins y define el horario de cada profesional.
- Prueba en la pestaña Probar el bot con las preguntas reales del día a día. Lo que se agende ahí no se guarda.
- Enciende el agente y sigue todo desde el panel. En cualquier momento recepción responde y el bot se calla en esa conversación.
El plan Free no vence y viene con 40 respuestas de IA — suficiente para que la clínica sienta si le sirve antes de pagar nada. Los precios de los planes están en la sección de planes, y las dudas generales sobre el producto en las preguntas frecuentes.